Rechtskonforme Dokumentenarchivierung
Archivieren Sie Papierdokumente, digitale Dokumente und E-Mails mit inoxision Archive
Nahezu jeder kennt die zeitaufwendige Suche nach E-Mails und Dokumenten. Die Recherche der gewünschten Information kostet wertvolle Arbeitszeit. Durch die inoxision ARCHIVE Archivierungssoftware haben Sie die Möglichkeit, Daten wie E-Mails, digitale Dokumente oder Papierdokumente zentral und revisionssicher zu verwalten. Der direkte Zugriff auf alle Informationen – sekundenschnell – ist ein klarer Mehrwert für jede Unternehmensart und -größe.
Inoxision ARCHIVE steht für leichte Bedienung und Übersichtlichkeit. Inoxision ARCHIVE ist sehr intuitiv und kann bereits nach kurzer Einarbeitungszeit genutzt werden. Insellösungen (verschiedene, bestehende Softwareprodukte) innerhalb eines Unternehmens werden zusammengeführt und so optimiert. Der leistungsstarke inoxision ARCHIVE Workflowserver kann intensive Dokumentenverarbeitung automatisieren. Selbst komplexe Belegabläufe können damit leicht realisiert werden. Die innovative inoxision ARCHIVE Stapelverarbeitung mit Maskenerkennung sowie der OCR-Server bieten enorme Geschwindigkeit beim Archivieren der Dokumente. Der dadurch entstehende Volltextindex ermöglicht die Dokumentensuche mit Textfragmenten.
Erleben Sie eine hochergonomische und automatisierte Dokumentenablage, eine richtungsweisende, effiziente Recherchefunktionalität und eine hervorragende Integrierbarkeit in Ihre bestehenden Softwaresysteme. Erleben Sie „Archivierung auf den Punkt gebracht“, erleben Sie inoxision ARCHIVE Archivierungssoftware.
- Tobit® David Integration
Das inoxision ARCHIVE Tobit David Plug-in integriert inoxision Archivfunktionen direkt in den Tobit David-Client. - Microsoft® Outlook-Integration
Das inoxision ARCHIVE Microsoft Outlook Plug-in integriert inoxision Archivfunktionen direkt in den Microsoft Outlook-Client. - Bar-Code-Erkennung
Sowohl die generell enthaltene OCR-Erkennung als auch die phonetische Advanced OCR-Erkennung können alle international genormten Barcodes entschlüsseln. - QR-Code-Erkennung
Sowohl die generell enthaltene OCR-Erkennung als auch die phonetische "Advanced OCR"-Erkennung können QR-Codes entschlüsseln. - Revisionssicher archivieren
Die für alle Unternehmen geltenden gesetzlichen Vorgaben und Pflichten des jeweiligen Landes zur revisionssicheren Ablage aller steuerlich oder handelsrechtlich relevanten E-Mails können hiermit erfüllt werden. - Zugriffsberechtigungsmanagement
Lassen Sie die Nutzer nach Ihren individuellen Regeln auf Archiv zugreifen. Mit inoxision Archive können Sie den Zugriff der einzelnen Nutzer auf den entstehenden zentralen Datenpool steuern. - inoxision secure Mail
secureMail stellt Ihnen direkt in Microsoft® Outlook die Funktion „Sicher Senden“ zur Verfügung. - Webclient
Jeder inoxision Archive User hat die Möglichkeit über einen Webbrowser den Webclient zu nutzen. - Windows-Archivdruckertreiber
Mit dem Windows-Archivdruckertreiber können Sie Ausdrucke aus jeder Windows-Software direkt in das Archiv übergeben.
- Stapelverarbeitung mit Maskenerkennung
Mit der Stapelverarbeitung wird das Verschlagworten von wiederkehrenden, eingescannten Papier-Dokumenten automatisiert. - Workflowserver - automatisierte Prozesse im Unternehmen
Mit dem inoxison ARCHIVE Workflowserver können komplexe Automatisationsprozesse realisiert werden. - Mailconnect Modul für E-Mail-Archivierung
Mit dem Modul Mailconnect werden ein- und ausgehende E-Mails und E-Mail-Anlagen voll- oder halbautomatisch archiviert. - DMS-Modul Dokumentenmanagement
DMS-Modul Dokumentenmanagement mit Microsoft® Office Integration bringt System in Ihre Dokumentenablage. - Advanced OCR-Texterkennung
Bei der Advanced OCR-Texterkennung ein Wortarchiv hinterlegt, welches die gescannten Zeichen/Worte auf Plausibilität vergleicht. - Offlineclient
Mit den Modul inoxision Offlineclient ist es möglich gewünschte Archivdaten auf einen Datenträger der Wahl auszulagern. - Meta-Index Server
Der Meta-Index-Server bezieht über ODBC-Zugriff Informationen aus einer bestehenden Datenbank (ERP, CRM...) und ergänzt den inoxision Verschlagwortungsindex. - Integrationsclient für anderen Softwarelösungen
Mit dem Integrationsclient besteht die Möglichkeit, eine Verbindung zu anderen kaufmännischen Softwarelösungen zu schaffen. - flexIntegrate
Mit inoxision flexIntegrate können Recherche- und Ablagefunktionen in (fast) jede Software integriert werden ohne Änderungen an der Fremdanwendung durchführen zu müssen.
Lösungsbeispiele für Unternehmen
Hier finden Sie Lösungsbeispiele (Videos) für den Einsatz von inoxision ARCHIVE Enterprise Suite im Unternehmen. inoxision ARCHIVE Enterprise Suite ist in nahezu an jede fremde Software-Lösungen anbindbar und erweitert die von Ihnen eingesetzte Software um Dokumenten- und E-Mail-Archivierung, Dokumentenmanagement (DMS), Prozessoptimierung und Dokumenten-Worlflow. Zudem erhalten Sie umfangreiche Recherche-Funktionen die eine Suche nach Information per Mausklick, sekundenschnell ermöglicht.
DAS MODERNE BÜRO: Betriebsabläufe vereinfachen und optimieren
inoxision ARCHIVE bringt Schwung in den Büroalltag. Rechnungseingang und Postverteilung sowie eingehende Lieferscheine und Rückläuferbelege werden oft noch in Papierform verteilt und abgelegt. inoxision ARCHIVE ermöglicht den digitalen Dokumenten-Workflow. Dabei werden bewährte Unternehmensabläufe digitalisiert. Gewünschte Informationen und Aufgaben wie bspw. Rechnungsfreigaben, Angebotsüberprüfungen und vieles mehr werden direkt per Mausklick an die zuständigen Mitarbeiter verteilt.
Effizienter Belegfluß im Unternehmen
Der Verwaltungsaufwand bei Aufgaben wie der Bearbeitung der Eingangspost, der Belegverteilung und der Ablage von Dokumenten kostet wertvolle Arbeitszeit. Wichtige Dokumente wie Eingangsrechnungen, Rückläuferbelege, Lieferscheine und Geschäftspost werden oft noch von Hand zu Hand im Unternehmen verteilt. Fällt ein Mitarbeiter aus, wird der Belegfluß unterbrochen und wichtige Informationen bleiben unbearbeitet liegen. Mit inoxision ARCHIVE können Sie den Belegfluß im Unternehmen steuern und wichtige Aufgaben verteilen, Genehmigungsprozesse abbilden sowie standortübergreifende Informationen zusammenfassen. Dabei haben berechtigte Mitarbeiter per Mausklick Zugriff auf gewünschte Dokumente und Informationen. Der Aufwand wird reduziert und Übertragungsfehler werden vermieden, was die Effizienz steigert und nachhaltig Kosten senkt. Transparenz und Nachvollziehbarkeit bringen dabei klare Wettbewerbsvorteile.
PAPIERDOKUMENTE archivieren – recherchieren
Selbst bei kleinen Unternehmen kommt eine Flut an Papierdokumenten zusammen. Diese wollen bearbeitet und abgelegt werden. Dabei füllen sich schnell Hunderte Aktenordner und Regale. Besonders das Wiederfinden von Unterlagen wird oft zur zeitaufwendigen Suchaktion. inoxision ARCHIVE bietet mit seinen zahlreichen innovativen Funktionen und Modulen die ideale Lösung rund um digitale Archivierung.
DIGITALE DOKUMENTE archivieren – recherchieren
Digital erzeugte Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Briefe, Lieferscheine und Angebote liegen in großer Menge auf unseren Speichermedien. Und es werden immer mehr! Das schnelle Wiederfinden von Dokumenten und Informationen wird damit oft zum Problem. inoxision ARCHIVE bietet die ideale Lösung für alle, die schnell auf Dokumente zugreifen müssen. Dank der modernen Suchfunktionen finden Sie Ihre gewünschten Informationen per Mausklick.
E-MAIL-ARCHIVIERUNG archivieren – recherchieren
Ein Großteil der Kommunikation in Unternehmen wird heute per E-Mail abgewickelt. Die sichere und gesetzeskonforme Archivierung dieser Dokumente über einen langen Zeitraum ist dabei besonders wichtig. Mit inoxision ARCHIVE erhalten Sie ein leistungsfähiges Werkzeug, um diese Dokumente zentral zu archivieren und einen schnellen Zugriff auf E-Mails und deren Anlagen zu ermöglichen.
RECHERCHE WEB- UND OFFLINEZUGRIFF Informationen per Mausklick finden
inoxision ARCHIVE bietet einfache, innovative Recherchefunktionen. Recherchemasken können als Desktopverknüpfung genutzt werden, Suchfilter zeigen gewünschte Inhalte sekundenschnell an. Durch den inoxision ARCHIVE Offlineclient können ausgewählte Informationen auf Datenträgern gespeichert werden. Der betriebssystemunabhängige inoxision ARCHIVE Webclient und die inoxision ARCHIVE Apps für Apple® iPhone, Apple® iPad und Microsoft® Windows Phone und Android bieten den schnellen Zugriff über das Internet.
WORKFLOW integrieren – optimieren
Personalkosten und Zeitaufwand stehen bei vielen Unternehmen im Fokus. Arbeitsabläufe sowie Recherchen verursachen hohe Personalkosten. Hier setzt inoxision ARCHIVE an, automatisiert und optimiert bestehende Unternehmensprozesse um ein Vielfaches. inoxision ARCHIVE reduziert die Reaktionszeit in Ihrem Unternehmen und steigert die Leistungsfähigkeit spürbar.